¡LIBERATE DE LOS PAPELES!/Documentos fiscales guardalos mas tiempo.

Es una lata
guardar tanto papel: las actas de nacimiento del hijo, las de defunción
de los abuelos, los estados de cuenta del banco, las escrituras, las
pólizas de seguro, y los tan odiados vouchers de la tarjeta. Es hora de
romper con el estrés y tener un buen archivo.



Tu archivo puede ser tu amigo si sabes
dónde y por qué guardas estos papeles, y cuándo los puedes triturar.





“Los
documentos se guardan para tener los elementos para ejercer cualquier
derecho o exigir cualquier obligación a la que seamos acreedores, o para
defendernos en caso necesario”, dice Guillermo Escamilla, presidente de
la Comisión de Comunicación del Colegio de Notarios del Distrito
Federal.





Para cuidar tus derechos



Este archivo no pesa mucho, pero hay
que guardarlo para siempre. De todo tipo de actas (nacimiento,
matrimonio, defunción) hay que tener dos copias certificadas en un
folder que se le puede nombrar: actas.



No conviene tener 10 copias certificadas
de cada una, pues muchas autoridades que requieren estos papeles
solicitan que sean actualizadas, explica Escamilla y algunas ya aceptan
una copia fotostática del acta, si tú les muestras la certificada. Así
ya no tienes que gastar en certificar. De todos modos es recomendable
que tengas algunas copias certificadas, para conservar la información
numérica y de folio y así tramitar nuevas en un juzgado.





Conserva copia
certificada de las escrituras, aunque hayas vendido el bien inmueble, para
documentar que la casa ya no forma parte de tu patrimonio. Si algo pasa
en esa casa, ya no es responsabilidad tuya. Tener estos papeles bien
ordenados ayuda a enfrentar una eventualidad.





Para enfrentar a Hacienda



“De
acuerdo al Código Fiscal de la Federación, todos los contribuyentes
están obligados a conservar cinco años su documentación fiscal y su
contabilidad”, dice Rubén Herrero, presidente de Impuestum Contadores.



Eso
incluye comprobantes de ingresos, como recibos de
honorarios, y de gastos, como facturas.



Si eres un comerciante
informal, por ejemplo, y no emites facturas pero estás bancarizado o
adquiriste un bien inmueble o un automóvil en una agencia, debes guardar
tu documentación por 10 años, dice el contador.





La idea es que puedas demostrarle al fisco tus ingresos y egresos
para no caer en una discrepancia fiscal. O sea, cuando la Secretaría de
Hacienda ve que tus gastos o inversiones son superiores a tus ingresos y
te llama para preguntar.





Los donativos entre cónyuges están exentos del
Impuesto Sobre la Renta (ISR). Pero si recibes préstamos, premios o
donativos mayores a 600,000 pesos los debes informar en tu declaración,
explica Herrero.



La ley pide que guardes tu documentación fiscal, si eres
contribuyente y estás al día, por cinco años. Si un día te piden algún
documento de hace siete años, tienes el derecho de invocar esa
prescripción. Sin embargo, si compraste una maquinaria para tu empresa,
te conviene guardar la factura hasta el momento de la venta.




Hay algunos
documentos que siempre debes guardar, como el acta constitutiva de tu
negocio. En general, la documentación sólo la debes guardar cinco años.
Si no estás al día con el fisco, más te vale mantenerla 10 años.





Para
lidiar con bancos (y seguros)



Los estados de cuenta los debes guardar
entre cinco y 10 años, según cómo estés dado de alta en Hacienda y qué
tan cumplido seas.





Guarda los vouchers de la tarjeta
sólo del día de la compra al día de pago. Si no tienes que reclamar,
tíralos. El voucher te facilita el proceso en una reclamación.


Tener el voucher te
permite hacer la reclamación más fácilmente. Pero si ya lo tiraste
antes de que llegara tu estado de cuenta mensual y tienes una
reclamación que hacer, el banco puede pedir una copia del pago al
comercio.





En cuanto a los seguros, también
es recomendable dividir los papeles por tipo de póliza, dice Eloy López,
agente de seguros. Haz un archivo para la póliza de seguro de auto, que
cada año se remplaza por la nueva.





En los seguros de vida, sólo hay una póliza,
ya sea vitalicia o por la temporalidad del seguro, explica López. Esa
póliza es la que siempre se debe guardar, junto con los recibos o
facturas de pago. Los seguros de vida no son deducibles para personas
físicas, así que puedes guardar toda la documentación junta. “Lo más
importante es decirle a algún familiar dónde está la póliza”, dice
López, para que el día que sea necesaria el beneficiario pueda iniciar
los trámites del seguro sin perder días buscándolo.





El archivo más complejo es
el de los seguros de gastos médicos mayores.
En este caso, López recomienda guardar las facturas fiscales –que sí
son deducibles– en el archivo que se manda al contador. Éstas se guardan
cinco años.





Guarda las pólizas, los contratos y las condiciones generales. La
antigüedad en los seguros es importante, así que más vale mantener toda
la documentación ordenada. Si cambias de aseguradora puedes deshacerte
de la mayoría de los papeles, pero antes pregunta a tu agente. Y si vas a
cambiar de agente, pídele que te entregue una copia de tu archivo.